Księgowość, a firma
Nie wiem czy zdajesz sobie sprawę z tego, że firma należy do jednych z najtrudniejszych rzeczy z jakimi Ci przyjdzie się zmierzyć. Nie chodzi mi o samą firmę, a o jej prowadzenie. Każda osoba może założyć firmę, gorzej z tym, aby ją zachować przy życiu przez wiele lat i była ona dla nas głównym źródłem dochodu. Jest ciężko, dlatego też nie wielu się na to decyduje – bojąc się, że nie dadzą sobie rady z ową firmę. Najtrudniejsza w tym wszystkim jest chyba księgowość należy ona do jednych z najtrudniejszych zadań z jakimi musi sobie wiele osób poradzić. Niestety jest ciężko, a jeżeli jest ciężko to w tym momencie mamy poważne problemy z firmą. Księgowość i jej prowadzenie możemy zlecić komuś na przykład księgowej. Moim zdaniem mało rozsądne jest to, aby to właśnie my prowadzili ową księgowość. Dlaczego? Nie wszyscy kochają matematykę – nie wszystkim się ona podoba, dlatego też księgowość dla wielu osób jest po prostu czarną magią. Ale można sobie z nią poradzić – między innymi poprzez naukę – w jaki sposób się rozliczać mają właściciele firm. Nie jest aż tak trudno. Uwierz mi 
System informatyczny w przedsiębiorstwie
Trudno dziś sobie wyobrazić przedsiębiorstwo, w którym nie funkcjonowałby dział informatyki. Wiele procesów sterowanych jest komputerowo, a ponadto w działach organizujących te procesy działają programy, które służą ich realizacji. Ponadto wiele firm zakupuje specjalistyczne programy, w celu usprawniania swojej działalności. Ważną sprawą , przy zakupie nowych programów, czy wdrażaniu całych systemów informatycznych jest ochrona przetwarzanych informacji oraz ochrona danych w nowym systemie. Prace wdrożeniowe nowych rozwiązań powinny zapewnić maksymalne zabezpieczenie przetwarzanych informacji. Bezpieczeństwo informacji powinno obejmować przede wszystkim: poufność – informacje mają być dostępne tylko osobom upoważnionym; integralność – informacje są poprawne i odzwierciedlają stan rzeczywisty oraz dostępność – osoby mające uprawnienia do korzystania z informacji muszą mieć do nich nieograniczony dostęp. Wdrożenie nowego systemu, kiedy jeszcze firma swoją prace opiera na starych programach, może grozić utratą integralności i dostępności do informacji. Dlatego od samego początku należy czynić wszystko, by nowe rozwiązania informatyczne nie spowodowały awarii, a w konsekwencji utraty dostępności do danych niezbędnych do prowadzenia działalności. Zgodność z istniejącymi systemami informatycznymi przedsiębiorstwa, partnerów biznesowych i innych podmiotów zewnętrznych, z którymi odbywa się wymiana informacji drogą elektroniczną, to główne wymogi stawiane nowym systemom.
Co to jest NIP?
Każdy płacący podatki nie może być podmiotem niezidentyfikowanym, w związku z tym Urząd Skarbowy, swoim klientom nadaje numery. NIP to skrót od Numeru Identyfikacji Podatkowej. O nadanie takiego numeru podatnik musi wystąpić z wnioskiem do tego urzędu. Osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej i inne podmioty uiszczające podatki, otrzymują od Urzędu Skarbowego dziesięciocyfrowy numer NIP. Numer ten potrzebny jest również płatnikom składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Trzy pierwsze cyfry tego numeru oznaczają kod Urzędu Skarbowego, który płatnikowi podatków nadał ten numer. Dziesiąta cyfra numeru NIP jest cyfrą kontrolną. NIP każdego podatnika widnieje na wszystkich dokumentach związanych z rozliczeniami podatkowymi oraz na drukach potwierdzających płacenie składek ubezpieczeniowych. Przy zawieraniu różnego rodzaju umów wymagane jest podanie NIP. Jeśli ktoś podpisuje umowę z bankiem, w którym chce zaciągnąć kredyt hipoteczny, to ta placówka finansowa żąda od kredytobiorcy podania NIP, ponieważ od umowy hipotecznej płaci się stosowny podatek. Podobnie rzecz się przedstawia, kiedy sporządzamy umowę o sprzedaży samochodu. Taka umowa podlega opodatkowaniu, kupujący jest w tym wypadku płatnikiem podatku, więc musi na niej podać swój NIP. Firmy, instytucje obowiązkowo podają swój NIP wszelkim organom kontroli skarbowej, rewidentom finansowym i innym osobom czy instytucjom, które sprawują w nich kontrole. Jeśli osoba fizyczna, instytucja czy inny podmiot płacący podatki chce nabyć nieruchomość i sporządza w związku z tym umowę notarialną, musi podać swój numer NIP.
Dobra organizacja pracy w firmie
Jednym z warunków sukcesu w przedsiębiorstwie jest dobra i sprawna organizacja pracy. O dobrych wynikach finansowych nie można mówić w firmach źle zarządzanych. Firma dobrze zarządzana, to taka, w której każdy pracownik zna swoje obowiązki, wie, co czeka go, gdy ich nie dopełni, ale też wie, że wywiązywanie się z nich w sposób rzetelny, sumienny zostanie docenione. W dobrze zorganizowanej firmie cele, jakie przyświecają wszystkim w niej zatrudnionym, powinny być jasne i najlepiej, gdy są przedstawione wszystkim na piśmie. Kierownictwo powinno stawiać na jakość, dlatego też ważnymi działami powinni kierować fachowcy. Ważnym elementem w kierowaniu firmą jest jednomyślność wśród kierownictwa. O dobrej organizacji pracy w firmie świadczy również przepływ informacji. Powinny one być przekazywane do najniższego szczebla. Zadania powinny być przypisywane konkretnym osobom i one z ich wykonania muszą składać sprawozdania. Zadania dla poszczególnych stanowisk w firmie muszą być jasno określone i opisane, by móc je potem rozliczać. Powoływanie w firmie jasnych i przejrzystych struktur organizacyjnych zaowocuje harmonią i uporządkowaniem jej funkcjonowania. Współczesne modele kierowania przedsiębiorstwem stawiają na pracownika, doceniają jego kreatywność, wykształcenie, inwestują w niego, licząc na szybki zwrot poniesionych wydatków w postaci coraz pełniejszego zaangażowania się tegoż pracownika w osiąganie celów przedsiębiorstwa. By można było powiedzieć, że praca w firmie jest dobrze zorganizowana, musi ona obejmować wszystkie przedsięwzięcia, oparte na naukowych zasadach, których zadaniem jest dążenie do celu.
Dział kadr w firmie
Jednym z ważnych działów w każdej większej firmie jest Dział Kadr. W mniejszych firmach nie ma specjalnie utworzonego działu, ale jest pracownik, który zajmuje się sprawami kadrowymi. Jest to dział, który prowadzi ewidencję wszystkich zatrudnionych pracowników od kadry kierowniczej zaczynając, a kończąc na pracownikach fizycznych. W Dziale Kadr przechowywane są teczki osobowe każdego zatrudnionego pracownika. Pracownicy tego działu zajmują się sprawami kadrowymi, a w szczególności sporządzają umowy nawiązania stosunku pracy z pracownikami, przygotowują dokumenty związane ze zwolnieniami pracowników, przejściem na emeryturę czy rentę, prowadzą dokumentację związaną z urlopami pracownika. Wystawiają świadectwa pracy, zaświadczenia związane z wysługą lat czy inne dokumenty potrzebne pracownikowi, a związane z jego okresem zatrudnienia. Do zadań pracowników tego działu należą ponadto sprawy związane z doskonaleniem pracowników, ewidencjonują ich szkolenia, kursy, podnoszenie kwalifikacji czy zdobywanie tytułów naukowych. Pracownicy Działu Kadr ewidencjonują czas pracy pracownika, nieobecności spowodowane zwolnieniami lekarskimi czy innymi. Kontrolują ważność okresowych badań lekarskich, szkoleń BHP. Dział Kadr współpracuje z Komisją Socjalną do spraw Pracowniczych w sprawach pomocy finansowej pracownikom, udzielanej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Prowadzi dokumentację związaną z ubezpieczeniem pracowników i przygotowuje dokumenty dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w przypadku jakiegoś nieprzyjemnego zdarzenia, wypadku czy innego losowego zdarzenia, które spotkało pracownika.
Rola rachunkowości w regulowaniu wielkości ekonomicznych
Rachunkowość ma duży udział w operacjach pomiaru wielkości ekonomicznych. Dotyczy to tych wielkości, które mierzy się, stosując miernik finansowy – koszt, dochód lub zysk. Do pomiaru tych wielkości, w ramach rachunkowości istnieje księgowość. Rachunkowość przyczynia się do zachowania równowagi ekonomicznej przedsiębiorstwa. Można to zobrazować na przykładzie gospodarki materiałowej. Jeśli służba zaopatrzenia przedsiębiorstwa gromadzi nadmierne zapasy materiałów, to powoduje zbyt duże zaangażowanie środków finansowych i grozi utratą równowagi na tym odcinku działalności przedsiębiorstwa. Wówczas pracownicy rachunkowości, na podstawie ewidencji księgowej, interweniują, sporządzając raport o stanie zapasów. Kierują go do kierownictwa przedsiębiorstwa, które po zapoznaniu się z nim wydaje dyspozycje, w wyniku których zmniejsza się zakupy materiałów, upłynnia zbędne zapasy i przywraca stan równowagi. Do utrzymania firmy w stanie równowagi konieczne jest, aby jej przychody przewyższały koszty, w związku z tym rachunek kosztów i strat oraz rachunek przychodów jest podstawą tej dyscypliny. Jak widzimy na powyższym przykładzie rachunkowość ma za zadanie dostarczyć kierownictwu niezbędne informacje, aby ono mogło podjąć najlepsze dla firmy decyzje w określonych warunkach. Na uwagę zasługuje fakt, że rachunkowość zarządcza jest bardzo zindywidualizowana i dostosowana do każdego przedsiębiorstwa. Nie można jej przekalkować z jednej firmy do drugiej.
Sterowanie ekonomiczne w przedsiębiorstwie
Wszystkie procesy regulacji wielkości ekonomicznych występujące w przedsiębiorstwie nazywamy sterowaniem ekonomicznym. W procesie tym, w każdym przedsiębiorstwie uczestniczą wszyscy pracownicy. Pracownik zaopatrzenia steruje poziomem zapasów, nie dopuszcza do przerw w produkcji, uczestniczy w ustalaniu wielkości zapasów normatywnych. Księgowy prowadzący rozrachunki w firmie nie dopuszcza do nadmiernego wzrostu należności i zobowiązań, czyli reguluje te wielkości na poziomie przyjętym w planie finansowym. Pracownik transportu uczestniczy w rozwiązywaniu problemów transportowych. Naturalny wpływ pracowników na sterowanie ekonomiczne w przedsiębiorstwie może być większy lub mniejszy, w zależności od zajmowanego stanowiska. Dyrektor ma większy udział w sterowaniu ekonomicznym niż robotnik, ale udział mniejszy nie oznacza udziału zerowego. Świadomość udziału wszystkich zatrudnionych w sterowaniu ekonomicznym jest bardzo istotna, ponieważ kształtuje postawy pracowników wobec obiegu informacji, bez której sterowanie nie może się obejść oraz ma wpływ na skuteczność rozwiązywania problemów decyzyjnych składających się na działalność przedsiębiorstwa. W przedsiębiorstwie prowadzi się planowanie ekonomiczno – finansowe. Planowanie jest częścią sterowania ekonomicznego. Plan finansowy przedsiębiorstwa zawiera wartości niektórych ważnych wielkości ekonomicznych, jakie powinny być osiągnięte przez przedsiębiorstwo w ciągu roku. Wielkości te to: wynik finansowy, dochody, koszty, stan zapasów, wydatki na inwestycje czy remonty.
Osobisty podatek dochodowy PIT
Każdego roku, do końca kwietnia osoby fizyczne mają obowiązek rozliczyć się z osobistego podatku z właściwym dla swojego miejsca zamieszkania Urzędem Skarbowym. Rozliczenie się z tego podatku jest obowiązkowe, za niedopełnienie obowiązku grozi kara pieniężna. PIT jest skrótem pochodzącym z języka angielskiego i oznaczającym podatek od dochodów osób fizycznych. Jest to podatek płacony przez każdego zatrudnionego, przez emerytów i rencistów, przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Z osobistych dochodów za każdy rok muszą rozliczyć się ludzie uprawiający wolne zawody, artyści, publicyści zamieszczający swoje artykuły w prasie, biorący za nie pieniądze, ale niezatrudnieni w żadnej gazecie na etacie. PIT rozliczają zatrudnieni na umowie o pracę, umowie o dzieło i na umowie zleceniu. PIT składa się na początku nowego roku kalendarzowego i rozliczeniowego, a wpisane do formularza dane dotyczą roku minionego. Wiele ludzi nie potrafi rozliczyć swojego podatku, uważają oni, że formularz jest zbyt trudny i zawiły, dlatego zlecają rozliczenie licznym Biurom Rachunkowym, które tym się trudnią. Podatnikami podatku PIT są wszystkie osoby dorosłe, które ukończyły 18 lat życia i osiągają dochody. Dzieci rozliczane są wspólnie z rodzicami. Podatnicy mogą rozliczać się samodzielnie, ale może to za nich robić również zakład pracy. Małżonkowie pracujący mogą rozliczać podatek PIT oddzielnie lub przyjąć formę wspólnego rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Ta forma jest korzystniejszą.
opłaty, podatki, ubezpieczenia
Księgowość online
Wielu właścicieli małych firm nie prowadzi samodzielnie księgowości. Kierują się oni zasadą, że finanse firmy i związane z nimi wszelkie kombinacje należy oddać w dobre ręce, dlatego też księgowość powierzają Biurom rachunkowym. W tych instytucjach pracują biegli księgowi, prawnicy, doradcy finansowi, więc powierzenie takiemu zespołowi wszelkich spraw związanych ze sferą finansową firmy jest jak najbardziej bezpieczne. W praktyce wygląda to tak, że przedstawiciel Biura Rachunkowego przychodzi po dokumenty w określonych terminach lub osoba odpowiedzialna w firmie zanosi je do Biura Rachunkowego. Tam nimi zajmują się specjaliści, którzy dokonują wszelkich operacji na dostarczonych dokumentach. Zadaniem właściciela jest przestrzeganie terminów dostarczania dokumentów. Biura Rachunkowe, wychodząc naprzeciw swoim klientom uruchomiły księgowość internetową lub jak ktoś woli księgowość online. Właściciel firmy, jak w pierwszym przypadku, dostarcza do Biura Rachunkowego dokumenty, ale tym razem nie musi tego robić osobiście. Nowością księgowości przez Internet jest to, że właściciel firmy ma dostęp do danych swojej firmy za pomocą kodowanego połączenia internetowego. Może o każdej porze wejść w dział księgowy i sprawdzić, czy powierzone zadania Biuro Rachunkowe wypełnia dobrze. Księgowość internetowa jest ewidentną korzyścią dla właścicieli małych firm, bo czas do tej pory przeznaczany na kontakt z przedstawicielami Biura Rachunkowego mogą efektywnie wykorzystać na cele produkcyjne.
Programy komputerowe do wystawiania faktur VAT
Ponieważ fakturę VAT wystawia każdy sprzedający towary lub usługi musi mieć przygotowane druki faktur lub nabywa specjalne do tego celu programy komputerowe, które umożliwiają ich drukowanie. Na rynku jest wiele firm komputerowych, które takie programy oferują. Bardzo popularne są tak zwane programy do prowadzenia małej księgowości w małych i średniej wielkości firmach. Duże firmy korzystają ze zintegrowanych programów zarządzania firmą. Program komputerowy do prowadzenia uproszczonej księgowości pozwala na prowadzenie Księgi przychodów i rozchodów. Wystarczy tylko nanosić wymagane przez program dane, reszta należy już do programu. Program wspomaga wszelkie rozliczenia podatnika z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych poprzez możliwość wydruku wszelkich deklaracji z naniesionymi na nich danymi. Ponadto program ewidencjonuje środki trwałe, oblicza amortyzację, prowadzi ewidencję wynagrodzeń pracowników, nalicza składki ubezpieczeniowe i zaliczki na podatek dochodowy. Jest on dużym ułatwieniem dla każdej firmy. Obsługiwać go może jedna osoba, która wcześniej przeszła szkolenie organizowane przez autora programu. Programy dedykowane prowadzącym własną działalność gospodarczą nie są drogimi programami i w zupełności wystarczają, mieć z głowy całą księgowość. Niektóre programy do wystawiania faktur są tak proste, że ich obsługę można powierzyć osobie nieznającej się na obsłudze komputera. Wszystko zależy od nawigacji, która w takich programach jest niekiedy intuicyjna. Zaletą wszystkich programów do prowadzenia księgowości w firmie jest to, że dane są bezpieczne i automatycznie zapisywane na dyskach komputerów.
© 2012 Darmowe faktury i wzory.